① Cover Letter
영문이력서(Resume 혹은 Curriculum Vitae)를 제출할 때 인사담당자나 해당 관리자에게 동봉하는 편지를 말하며, 영문 이력서에서는 필수적인 경우가 많다. Cover Letter는 특정인에게 보내는 것이므로, 담당자의 이름을 반드시 써야 하며, 담당자 이름을 모를 때는 Department of Human Resources, Personnel Manager 등으로 기재한다. Cover Letter는 간단한 인사 절차이므로 자신의 경력과 능력을 간단명료하게 표현하도록 한다.

② Follow Up Letter
후속편지로 Thank You Letter 라고도 한다. 구인하는 회사에서 요구하는 사항은 아니지만 자신의 적극성을 보여줄 수 있다. Interview를 받은 직후, 기회를 준 것에 대한 감사함으로 작성해서 보내는 것이다. 지원한 회사에서 일하고 싶다는 의지를 강조하여 주는 것이 좋으며, 2차 Interview 가 있으면 그 전에 도착하도록 한다. Resume를 발송한 뒤 소식이 없거나 전달사항이 궁금할 때도 Follow Up Letter를 보내는 것이 좋다. 이력서가 인사담당자에게 전달되지 않았을 수도 있으므로 그에 대한 확인 절차가 될 수도 있다. 채용을 사양해야만 하는 경우 정중하게 거절하는 방법으로 사용할 수도 있다.

Resume에는 반드시 Cover Letter와 함께 보낸다.

< Follow Up Letter를 보내는 시기 >

① Interview를 받은 직후
이 경우는 interview 기회를 준 데 대한 감사의 표시로 편지를 작성해서 보내는 것으로써 'thank you letter'성격을 띤다고 할 수 있다. 그 회사에서 일하고 싶다는 의지를 강조하여 상대방의 관심을 끌도록 하는 것이 좋다. 단, 2차 interview가 있다면 그 전에 도착하도록 해야 한다.

② Interview 후 채용 통지를 받고 이를 수락할 때
드디어 취업이 된 당신의 벅찬 감정을 솔직하게 표현하고 열심히 일하겠다는 의지를 담아서 thank you letter를 보낸다면 첫 출근의 발걸음이 한결 가벼울 것이다.

③ Resume를 발송한 뒤 소식이 없거나, 전달사항이 궁금할 때
resume 접수 마감 날짜가 일주일 정도 지났는데 interview 요청이 없다면 follow up letter를 쓸 준비를 하는 것이 좋다. 혹시 나의 resume가 인사 담당자의 손에 전달되지 않았을 경우를 대비하여 resume를 다시 보내는 것도 좋은 방법이다.

④ 채용을 사양해야만 하는 경우
합격 통지를 받고 그에 응하지 못할 사정이 생겼다면 가장 정중한 방법으로 거절해야 한다. 이럴 때는 전화보다는 follow up letter를 작성하여 거절의 뜻을 정중히 밝히는 것이 좋다.